--- title: "Telefonservice für kleine Unternehmen: testen und auswählen" description: "Telefonservice für kleine Unternehmen: Testprotokoll in 6 Anrufen, Checkliste und Fragen vor dem Vertrag. Auf Basis von Kundenbefragung und Bewertungen." url: "https://www.starbuero.de/blog/telefonservice-kleine-unternehmen" lang: "de" --- # Telefonservice für kleine Unternehmen: So testen und wählen Sie den richtigen Anbieter von [Dominik Mirsemann](https://www.starbuero.de/autor/dominik-mirsemann) Chief Product Officer bei starbuero.de · 21. Oktober 2026 Kurz gesagt Ein [Telefonservice](https://www.starbuero.de/) (auch Telefonsekretariat oder Telefondienst genannt) nimmt Anrufe im Namen Ihres Unternehmens an und schickt Ihnen zu jedem Anruf eine Gesprächsnotiz. **Für kleine Unternehmen zählen bei der Auswahl zwei Dinge: wer Ihre Anrufe annimmt und was danach bei Ihnen ankommt.** Viele Schwächen zeigen sich erst nach Wochen, wenn sich Ihre Kunden beschweren. Mit einem Testprotokoll in sechs Anrufen erkennen Sie sie schon vorher. Achten Sie auf sechs Kriterien: - Wer abnimmt freundlich, kompetent, Ihr Firmenname kommt flüssig. - Gesprächsnotiz Name, Rufnummer und Anliegen stimmen. - Vorgaben Ihre Anweisungen gelten bei jedem Anruf. - Annahme Auch zur Stoßzeit und nach Feierabend nimmt jemand ab. - Steuerung Abwesenheiten und Durchstellen ändern Sie selbst. - Verschwiegenheit Für Kanzleien, Praxen und Steuerberater ist sie gesetzlich vorgeschrieben. _Dieser Guide beruht auf einer eigenen Kundenbefragung mit 195 Teilnehmenden, der Auswertung von über 300 Kundenbewertungen, den Erfahrungen aus 25 Success Stories und den häufigsten Fragen aus Hunderten Beratungsgesprächen seit 2013. Ergänzt wird das durch externe Studien zu Kundenerfahrungen und Erreichbarkeit. [Die Daten im Überblick](https://www.starbuero.de/blog/telefonservice-kleine-unternehmen#die-daten-hinter-diesem-guide)_ In Beratungsgesprächen erlebe ich oft, dass Interessenten zuerst Funktionslisten vergleichen. Die Listen sehen bei vielen Anbietern ähnlich aus. Was einen Telefonservice unterscheidet, hören Sie erst, wenn Sie anrufen. **Meine Empfehlung deshalb: weniger lesen, mehr testen.** Für kleine Unternehmen zählt jeder Anruf, denn oft hängt der nächste Auftrag daran. Was ein Anrufer erlebt, schreibt er Ihnen zu: Nach 58 % der sehr schlechten Erfahrungen mit einem Unternehmen geben Verbraucher in Deutschland dort weniger oder gar kein Geld mehr aus (Qualtrics XM Institute, Q3 2024). ## Wie teste ich einen Telefonservice oder ein Telefonsekretariat? **Einen Telefonservice testen Sie am besten mit sechs geplanten Anrufen, tagsüber und am Abend.** Viele Anbieter bieten dafür eine kostenlose Testphase an. **Testprotokoll Telefonservice: sechs Anrufe** | Anruf | Wer ruft an | Bestanden, wenn | | - | - | - | | 1 | Sie, zur Stoßzeit | schnell angenommen, Firmenname flüssig | | 2 | Ein Bekannter mit schwierigem Namen | Name und Nummer stimmen, er glaubt, mit Ihrem Büro gesprochen zu haben | | 3 | Sie, als Neukunde | Ihre Vorgaben werden abgefragt | | 4 | Sie, mit einer nicht hinterlegten Frage | freundlich und sicher, ohne etwas zu versprechen | | 5 | Sie, nach einer Änderung | die Änderung gilt sofort | | 6 | Sie, am Abend | auch nach Feierabend nimmt jemand ab | Tipps für den Test - Auswerten Scheiden Sie einen Anbieter aus, wenn Name oder Rufnummer falsch notiert sind oder eine Vorgabe ignoriert wird. - Wochenende Viele Testphasen dauern 48 Stunden. Brauchen Sie den Service samstags oder sonntags, starten Sie den Test am Freitag. - Mehrere Anbieter Rufen Sie die Test-Zielrufnummer des Anbieters direkt an. So vergleichen Sie zwei oder drei Anbieter, ohne Ihre Kundenanrufe umzuleiten. Aus der Praxis Julian Craemer, Geschäftsführer der uptain GmbH, [hat zu Beginn selbst Testanrufe gemacht](https://www.starbuero.de/success-stories/uptain). Am wichtigsten waren ihm eingehaltene Vorgaben und ein freundliches Team. Häufiger Fehler Den Test ohne hinterlegte Vorgaben machen. Dann sehen Sie nur, ob jemand abnimmt, nicht, ob der Service für Ihr Unternehmen arbeitet. Bei starbuero.de können Sie den kompletten Service [48 Stunden ausprobieren](https://www.starbuero.de/testaccount), ohne Zahlungsdaten. ## Wer nimmt Ihre Anrufe an? Entscheidend sind geschulte Telefonistinnen und Telefonisten, die freundlich auftreten, sicheres Deutsch sprechen und Ihren Firmennamen flüssig nennen. **Freundlichkeit ist der erste Eindruck, den Anrufer von Ihrem Unternehmen bekommen.** Er fällt auf Sie zurück: In etwa jeder siebten Bewertung, die wir ausgewertet haben, berichten Unternehmer, dass ihre eigenen Kunden sie auf die freundliche Annahme angesprochen haben. **So prüfen Sie es:** - **Hören Sie im Test auf die Begrüßung.** Wird Ihr Firmenname ohne Stocken genannt? - **Achten Sie auf den Hintergrund.** Hören Sie andere Gespräche? - **Lassen Sie jemanden anrufen, der vom Test nichts weiß.** Fragen Sie ihn danach, mit wem er gesprochen hat. - **Stellen Sie eine Frage, die nicht in Ihren Vorgaben steht.** Bleibt die Telefonistin freundlich und sicher, ohne etwas zu versprechen? - **Fragen Sie, wie das Telefonteam geschult und auf Ihr Unternehmen vorbereitet wird.** Aus der Praxis Christopher Wohlgemuth, Immobilienmakler in Lilienthal, [hat den Anbieter gewechselt](https://www.starbuero.de/success-stories/uc-immobilien). Bei früheren Anbietern war im Hintergrund ein Callcenter zu hören. Seine Kunden waren unzufrieden, weil sein Familienunternehmen im Ort bekannt ist. Die Geräusche hinter der Stimme gehören deshalb in jeden Test. Wie es klingt, wenn der Auftritt stimmt, zeigt Dirk Verlemann, Versicherungsvertreter in Ibbenbüren: Ein Kunde [fragte ihn, ob er eine neue Mitarbeiterin habe](https://www.starbuero.de/success-stories/dirk-verlemann). Häufiger Fehler Nur die eigene Begrüßung prüfen. Entscheidend ist, wie das Gespräch weiterläuft, wenn der Anrufer etwas fragt, das nicht im Skript steht. ## Stimmt die Gesprächsnotiz? Die Gesprächsnotiz ist das, was Sie von jedem Anruf in der Hand haben. **Stimmen Name, Rückrufnummer und Anliegen, rufen Sie vorbereitet zurück.** In unserer Kundenbefragung war das der häufigste Wunsch: 30 % der Antworten betrafen die Gesprächsnotiz. **So prüfen Sie es:** - Rufen Sie mit einem Namen an, der sich mehrfach schreiben lässt (Meier, Mayer, Meyer). Steht er richtig in der Gesprächsnotiz? - Nennen Sie eine E-Mail-Adresse mit Punkt oder Bindestrich. Kommt eine Mail an diese Adresse an? - **Schildern Sie ein Anliegen mit zwei Details**, etwa „Rückruf zum Angebot vom Dienstag, am besten nach 16 Uhr“. Stehen beide in der Gesprächsnotiz? - **Prüfen Sie, ob die Rufnummer des Anrufers automatisch in der Gesprächsnotiz steht.** Sie ist Ihre Absicherung, falls eine genannte Nummer falsch notiert wird. - **Fragen Sie, welche Felder die Gesprächsnotiz hat**, ob Sie eigene festlegen können und wie sie kommt: E-Mail, App, SMS. Aus der Praxis Bei der uptain GmbH [steht in jeder Gesprächsnotiz, worum es geht und welcher Online-Shop anruft](https://www.starbuero.de/success-stories/uptain). „Wir wissen, worum es geht. So können wir einschätzen, wie dringend ein Anliegen ist“, sagt Geschäftsführer Julian Craemer. Das Anliegen muss also so konkret in der Notiz stehen, dass Sie ohne Nachfrage zurückrufen können. Häufiger Fehler Die Gesprächsnotiz erst nach Vertragsschluss sehen. Erzeugen Sie im Test selbst eine und vergleichen Sie sie mit dem, was Sie gesagt haben. Beispiel Gesprächsnotiz - Anrufdatum Sonntag, 04.10.2026, 19:42 - Vorname Martin - Nachname Berger - Firma Beispielshop GmbH - Anrufnummer 0123 4567890 - Rückrufnummer 0123 4567891 - Anliegen Frage zur Einrichtung der Trigger-Mails - Shop-URL beispielshop.de Anrufdatum und Anrufnummer sind immer dabei. Die übrigen sechs Angaben hat uptain festgelegt. ## Hält sich der Telefonservice an Ihre Vorgaben? Ihre Vorgaben legen fest, welche Fragen gestellt werden, wer durchgestellt wird und was Anrufern zugesagt werden darf. Dazu kommen hinterlegte Informationen, also häufige Fragen von Anrufern mit Ihrer Antwort. Fast jede vierte Antwort in unserer Befragung nannte die Vorgaben. **Eine Vorgabe, die gelegentlich vergessen wird, müssen Sie selbst nachhalten.** Damit verlieren Sie einen Teil der Entlastung, für die Sie den Service gebucht haben. **Beispiele für Vorgaben je nach Branche:** - **Kanzlei:** Gegenüber Dritten nicht bestätigen, ob ein Mandat besteht. Keine rechtliche Einschätzung geben. Bei Fristsachen sofort durchstellen. - **Praxis:** Öffnungszeiten direkt beantworten. Rezeptwünsche mit Geburtsdatum aufnehmen. Bei akuten Beschwerden außerhalb der Sprechzeiten auf den Bereitschaftsdienst 116117 verweisen, im Notfall auf die 112. - **Handwerk:** Neukunden nach Adresse und Art des Schadens fragen. Keine Termine zusagen. **So prüfen Sie es:** - Hinterlegen Sie im Test zwei Vorgaben und prüfen Sie beide mit je einem Anruf. - Ändern Sie eine Vorgabe während des Tests. Gilt sie beim nächsten Anruf? - Fragen Sie, ob das gesamte Telefonteam Ihre Vorgaben vor dem Gespräch sieht. - Klären Sie, wen Sie ansprechen, wenn eine Vorgabe nicht eingehalten wurde. Wie schnell kommt eine Antwort? Aus der Praxis Für Stephanie Singelmann, Direktionsassistentin in zwei Hotels in Nordrhein-Westfalen, zählt vor allem, [dass Anforderungen auch nach Änderungswünschen erfüllt werden](https://www.starbuero.de/success-stories/parkhotel-velbert-und-seehotel-krautkraemer). Testen Sie deshalb nicht nur Ihre ersten Vorgaben, sondern auch eine Änderung. Häufiger Fehler Zu viele Vorgaben auf einmal. Starten Sie mit den drei, die die meisten Anrufe betreffen. So sehen Sie im Test schnell, ob sie eingehalten werden. [Bild vergrößern](https://www.starbuero.de/_astro/kundenbereich-begruessung.Ci-eMCmG.webp) ## Wird auch zur Stoßzeit und nach Feierabend abgenommen? **Ein Telefonservice lohnt sich vor allem dann, wenn er abnimmt, während Sie selbst nicht können**: im Termin, nach Feierabend und wenn mehrere Anrufe gleichzeitig kommen. Wie oft Erreichbarkeit scheitert, zeigt ein Beispiel aus einer anderen Branche. Bei 100 Testanrufen des Deutschen Instituts für Service-Qualität an zehn große Immobilienmakler kamen rund 53 % der Telefonate beim ersten Versuch nicht zustande (Tests Oktober bis Dezember 2023, [DISQ 2024](https://disq.de/2024/20240221-immobilienmakler.html)). **So prüfen Sie es:** - **Rufen Sie zu Ihrer typischen Stoßzeit an**, zum Beispiel montags um 9 Uhr. - **Rufen Sie mit Festnetz und Handy gleichzeitig an.** Werden beide Anrufe angenommen? - **Testen Sie einen Anruf am Abend**, wenn Sie diese Zeit brauchen. - **Fragen Sie, wann der Service übernimmt**: immer, nur wenn Sie besetzt sind, oder nach einigen Klingeltönen. Das stellen Sie über die Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter ein. Aus der Praxis Simon Baumbach von IT-Baumbach hat erlebt, [was verpasste Anrufe kosten](https://www.starbuero.de/success-stories/it-baumbach): Bis er zurückrief, hatte nach seiner Erfahrung jeder zweite Anrufer schon die Konkurrenz kontaktiert. Zählen Sie deshalb vor der Auswahl, wie viele Anrufe Sie heute verpassen. Daraus ergibt sich, welche Zeiten der Telefonservice abdecken muss. Häufiger Fehler Nur tagsüber testen. Wer den Service für Abende und Wochenenden bucht, sollte genau dann anrufen. Nachts und am Wochenende nimmt oft ein anderes Team ab, die Qualität kann sich unterscheiden. ## Können Sie den Telefonservice selbst steuern? **Abwesenheiten, Begrüßung und Durchstellen sollten Sie selbst ändern können**, per App oder Kundenbereich, ohne Mail an den Support. Das zählt, weil sich Ihr Tag ändert: ein spontaner Termin, eine kranke Mitarbeiterin, ein Kunde, der heute durchgestellt werden soll. Fast jede fünfte Antwort in unserer Befragung betraf diese Steuerung. **So prüfen Sie es:** - Tragen Sie im Test eine Abwesenheit ein und rufen Sie danach an. Wird sie dem Anrufer genannt? - Ändern Sie die Begrüßung, etwa für eine Urlaubsansage. Hören Anrufer beim nächsten Anruf schon die neue? - Legen Sie für eine Nummer fest, dass sie immer durchgestellt wird. - Fragen Sie, ob Ihr Kalender angebunden werden kann und welche Kalender unterstützt werden. Aus der Praxis Jennifer Schuster, Geschäftsführerin der Prestige Immobilien GmbH, [trägt auch spontane Änderungen selbst ein](https://www.starbuero.de/success-stories/prestige-immobilien). Das Telefonteam übernimmt sie sofort, weil sie ihm vorliegen. Achten Sie im Test darauf, wie schnell eine Änderung beim Telefonteam ankommt. Häufiger Fehler Die App erst nach dem Vertrag installieren. Sie entscheidet im Alltag mit darüber, wie viel Arbeit Ihnen der Service abnimmt. ## Sind Datenschutz und Verschwiegenheit geregelt? Ein Telefonservice erfährt in jedem Gespräch personenbezogene Daten Ihrer Anrufer. **Jedes Unternehmen braucht deshalb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO** ([DSGVO, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679)). Für Kanzleien, Praxen und Steuerberater kommt die Schweigepflicht hinzu. **Was Berufsgeheimnisträger beachten müssen** (Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung): - **Weitergabe ist erlaubt.** Anwälte, Ärzte, Steuerberater und andere Berufsgeheimnisträger dürfen einem mitwirkenden Dienstleister Geheimnisse offenbaren, soweit das für dessen Tätigkeit erforderlich ist ([§ 203 Abs. 3 StGB](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html)). - **Verpflichtung ist Pflicht.** Gibt der Dienstleister ein Geheimnis unbefugt weiter, macht sich auch der Auftraggeber strafbar, wenn er ihn nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat (§ 203 Abs. 4 StGB). - **Anwälte:** § 43e BRAO verlangt, den Dienstleister „sorgfältig auszuwählen“ und ihn in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen ([§ 43e BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html)). - **Steuerberater:** Für sie gilt mit § 62a StBerG dieselbe Regel ([§ 62a StBerG](https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html)). - **Praxen:** Gesundheitsangaben sind besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO). Klären Sie, wie die Gesprächsnotiz übertragen wird und ob sie für solche Anliegen nur eine Rückrufbitte enthalten kann. **So prüfen Sie es:** - Fordern Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem Start an. - Als Berufsgeheimnisträger: Lassen Sie sich die Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform geben. - Fragen Sie, wo das Telefonteam arbeitet und wo die Daten gespeichert werden. - Klären Sie, wie lange Gesprächsnotizen gespeichert bleiben und wie Sie sie löschen. Aus der Praxis Für Rechtsanwältin Nadine Hieß hat [die Verschwiegenheit des Telefonteams](https://www.starbuero.de/success-stories/nadine-hiess) höchste Priorität, weil sie vertrauliche Anliegen bearbeitet. Als Berufsgeheimnisträger sollten Sie die Verpflichtung deshalb vor dem ersten Anruf in der Hand haben. Häufiger Fehler Sich auf „DSGVO-konform“ auf der Website verlassen. Entscheidend ist, was im Vertrag steht. Mehr für Kanzleien: [Telefonservice für Anwälte](https://www.starbuero.de/branchen/anwaelte). Für Praxen: [Telefonservice für Ärzte](https://www.starbuero.de/branchen/aerzte). ## Welche Fragen stelle ich vor dem Vertrag? **Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen zu Abrechnung, Vertrag und Leistung.** Sonst vergleichen Sie Angebote, die unterschiedlich aufgebaut sind: Manche rechnen je Minute ab, manche je Anruf, manche beides, dazu kommen Grundgebühren mit Inklusivminuten. | Frage | Gutes Zeichen | Warnsignal | | - | - | - | | Wird je Minute, je Anruf oder beides berechnet, mit oder ohne Grundgebühr? | Sie können einen typischen Monat ausrechnen | „Das hängt vom Einzelfall ab“, ohne Beispiel | | Was zählt als abgerechnete Minute: nur das Gespräch oder auch die Nachbearbeitung, etwa die Gesprächsnotiz? Wird je angefangene Minute aufgerundet? | Steht in Preisliste oder AGB | Steht nirgends | | Kostet ein Anruf, wenn der Anrufer sofort auflegt oder sich verwählt hat? | Klare Regel, schriftlich | Ausweichende Antwort | | Fallen Zuschläge an: Nacht, Wochenende, Feiertage, Englisch, Durchstellen, SMS? | Alle stehen in der Preisliste | Tauchen erst im Vertrag auf | | Gibt es eine Einrichtungsgebühr? | Klar beziffert oder keine | Erst auf Nachfrage genannt | | Wie lange läuft der Vertrag? Wie lang ist die Kündigungsfrist? | Kurze, feste Frist | Frist wächst mit der Vertragsdauer | | Verlängert sich ein Jahresvertrag automatisch? | Steht klar in den AGB | Wird nicht erwähnt | | Endet die Testphase automatisch? | Test endet ohne Ihr Zutun | Test geht in einen kostenpflichtigen Vertrag über | | In welchen Sprachen werden Anrufe angenommen? | Konkrete Sprachen und Niveau | „Auf Anfrage“ | Häufiger Fehler Nur den Minutenpreis vergleichen. Was ein Monat kostet, hängt von Grundgebühr, Inklusivminuten, Preis je Anrufannahme und Gesprächsdauer ab. Ein Telefonservice, der zielgerichtet fragt, führt kürzere Gespräche. **Wenn Sie den Anbieter wechseln:** Technisch ändern Sie meist die Rufumleitung, Ihre Rufnummer bleibt Ihre. Notieren Sie vorher alle Vorgaben, die Sie beim bisherigen Anbieter hinterlegt haben. Testen Sie den neuen Anbieter, während der alte Vertrag noch läuft. **Stellen Sie die Rufumleitung erst um, wenn das Testprotokoll stimmt.** ## Wie helfen Empfehlungen und Bewertungen? **Die ehrlichste Auskunft über einen Telefonservice geben Unternehmer, die ihn täglich nutzen.** Fragen Sie in Ihrem Umfeld nach: bei befreundeten Unternehmern, im Berufsverband, in Ihrem Netzwerk auf LinkedIn. Im Gespräch können Sie gezielt nachfragen, was eine Bewertung offenlässt. Aus der Praxis Rechtsanwalt Dirk Streifler kam über seine Frau zum Telefonservice. Sie nutzt ihn als Ärztin und war begeistert. Nach dem Wechsel hatte er [den direkten Vergleich](https://www.starbuero.de/success-stories/dirk-streifler): keine langatmigen Gespräche mehr wie beim früheren Anbieter. Öffentliche Bewertungen ergänzen persönliche Empfehlungen. Achten Sie darauf, wie viele Bewertungen ein Anbieter hat, wie aktuell sie sind und ob konkrete Erfahrungen beschrieben werden. Prüfen Sie bei Siegeln und Auszeichnungen, wer bewertet hat, wann und nach welcher Methode. Häufiger Fehler Nur Sterne zählen. Lesen Sie die Texte. Sie zeigen, worauf andere Kunden achten und ob das zu Ihnen passt. ## Checkliste: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten Nutzen Sie die Liste für jeden Anbieter, den Sie testen. - Firmenname wird flüssig genannt, die Telefonistin ist freundlich und sicher, im Hintergrund ist es ruhig - Gesprächsnotiz: Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse und Anliegen stimmen - Rufnummer des Anrufers steht automatisch in der Gesprächsnotiz - Zwei Vorgaben wurden eingehalten, eine Änderung gilt sofort - Annahme zur Stoßzeit und am Abend getestet, zwei gleichzeitige Anrufe angenommen - Abwesenheit und Durchstellen lassen sich selbst einstellen - Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor - Kanzlei, Praxis, Steuerberatung: Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform - Abrechnung verstanden: Einheit, Taktung, Zuschläge, Aufleger - Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung und Ende der Testphase geklärt - Mindestens eine persönliche Empfehlung eingeholt Kostenloses E-Book 17 häufige Fehler bei der Auswahl eines Telefonservices [Jetzt herunterladen](https://www.starbuero.de/ressourcen/ebooks/anbieter-finden) ## Die Daten hinter diesem Guide **Kunden loben an einem Telefonservice vor allem die Freundlichkeit.** **Wünschen sie sich etwas, geht es vor allem um eine korrekte Gesprächsnotiz.** Das zeigen zwei eigene Quellen: Bewertungen zeigen, was Kunden loben, die Befragung zeigt, was sie sich wünschen. | Kriterium | Wünsche in der Kundenbefragung | Lob in Google-Bewertungen | | - | - | - | | Gesprächsnotiz richtig und vollständig | 30 % | 18 % | | Vorgaben werden eingehalten | 23 % | 12 % | | Selbst steuern (App, Abwesenheiten, Regeln) | 18 % | 8 % | | Auftritt wie das eigene Büro | 13 % | 4 % | | Schnelle Annahme, auch zur Stoßzeit | 11 % | 18 % | | Kompetent, gut geschult | 8 % | 19 % | | Freundliche Telefonistinnen und Telefonisten | 4 % | 26 % | | Eigene Anrufer loben die Annahme | – | 15 % | - **Kundenbefragung von starbuero.de, 2022:** 195 Kunden haben teilgenommen, 116 beantworteten die offene Frage nach Wünschen an den Service. Jede Antwort wurde einzeln ausgewertet, Mehrfachnennungen möglich. - **Google-Bewertungen von starbuero.de:** 117 Bewertungen mit Text, Stand Juni 2024, jede einzeln ausgewertet. Die 193 Trustpilot-Bewertungen (Stand Oktober 2026) zeigen dasselbe Bild. - **Erfahrungen aus der Praxis** stammen aus veröffentlichten Success Stories und Videointerviews. - **Grenzen:** Befragt wurden Kunden von starbuero.de. Die Ergebnisse zeigen, worauf Nutzer eines Telefonservice achten, sie gelten nicht für jeden Anbieter am Markt. ## So machen wir es bei starbuero.de Seit 2013 nehmen geschulte, deutschsprachige Telefonistinnen und Telefonisten bei starbuero.de Anrufe im Namen von heute über 5.000 Unternehmen an, viele davon Selbstständige und kleine Firmen. Kurz zu den Kriterien aus diesem Guide: - **Gesprächsnotiz** zu jedem Anruf per E-Mail, SMS oder App, die Rufnummer des Anrufers steht immer darin. - **Erreichbarkeit** ohne Grundgebühr montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr, in den Tarifen mit Grundgebühr rund um die Uhr. - **Datenschutz:** Die Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung sind Teil unserer [AGB](https://www.starbuero.de/agb). - **Test:** 48 Stunden kostenlos, mit dem kompletten Service und ohne Zahlungsdaten. Der Test endet automatisch. Wie der Service funktioniert, lesen Sie auf unserer Seite zum [Telefonservice für Unternehmen](https://www.starbuero.de/), alle Tarife unter [Preise](https://www.starbuero.de/preise). **Eine ehrliche Grenze gehört dazu:** Wenn Ihre Anrufer eine fachliche Beratung erwarten, etwa zu Vertragsdetails oder Diagnosen, ersetzt ein Telefonservice keine eigene Fachkraft. Er nimmt das Anliegen auf und sorgt dafür, dass Sie vorbereitet zurückrufen. [**Jetzt 48 Stunden ausprobieren**](https://www.starbuero.de/testaccount) und das Testprotokoll aus diesem Guide gleich anwenden. ## Quellen - **Kundenbefragung von starbuero.de**, 2022: 195 Teilnehmende, 116 offene Antworten zu Wünschen an den Service, einzeln ausgewertet. - **Google-Bewertungen von starbuero.de**: eigene Auswertung von 117 Bewertungen mit Text, Stand Juni 2024. - **Trustpilot-Bewertungen von starbuero.de**: eigene Auswertung von 193 Bewertungen, Stand Oktober 2026. - **Success Stories von starbuero.de**: veröffentlichte Kundengeschichten und Videointerviews, [zur Übersicht](https://www.starbuero.de/success-stories). - **Qualtrics XM Institute**: Global Study: Bad Experiences Across 20 Industries, Befragung Q3 2024 ([PDF](https://www.qualtrics.com/m/www.xminstitute.com/wp-content/uploads/2024/10/XMI_RR-DS_GlobalBadExperiences20Industry-2025.pdf)). - **Deutsches Institut für Service-Qualität (DISQ)**: Servicestudie Immobilienmakler 2024, Tests Oktober bis Dezember 2023 ([Studie](https://disq.de/2024/20240221-immobilienmakler.html)). - **Gesetze**: [§ 203 StGB](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html), [§ 43e BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html), [§ 62a StBerG](https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html), Art. 9 und Art. 28 DSGVO ([EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679)). Über den Autor ## [Dominik Mirsemann](https://www.starbuero.de/autor/dominik-mirsemann) Chief Product Officer bei starbuero.de Dominik gestaltet den Telefonservice entlang der Erreichbarkeits-Probleme von über 5.000 kleinen und mittelständischen Unternehmen – und schreibt hier darüber, wie Unternehmen erreichbar bleiben. [LinkedIn Auf LinkedIn vernetzen](https://www.linkedin.com/in/dominik-mirsemann-5a475a193/) [Alle Artikel von Dominik Mirsemann](https://www.starbuero.de/autor/dominik-mirsemann) ## Weitere Artikel - [Tipps & Tricks](https://www.starbuero.de/blog/telefonnummer-impressum-pflicht) ### [Ist die Telefonnummer im Impressum Pflicht?](https://www.starbuero.de/blog/telefonnummer-impressum-pflicht) [Im Impressum keine Pflicht, doch Dienstleister brauchen nach DL-InfoV meist eine Nummer, Online-Shops seit 2022 auch. Plus: Handynummer, Mailbox, AT, CH.](https://www.starbuero.de/blog/telefonnummer-impressum-pflicht) [21. Oktober 2026](https://www.starbuero.de/blog/telefonnummer-impressum-pflicht) - [Callcenter](https://www.starbuero.de/blog/die-callcenter-trends-fuer-2025) ### [Die Callcenter Trends für 2026](https://www.starbuero.de/blog/die-callcenter-trends-fuer-2025) [Entdecken Sie die Callcenter Trends 2026: starbuero.de bietet innovative Lösungen und persönliche Betreuung für eine zukunftssichere Kundenkommunikation.](https://www.starbuero.de/blog/die-callcenter-trends-fuer-2025) [18. Januar 2026](https://www.starbuero.de/blog/die-callcenter-trends-fuer-2025) - [Allgemein](https://www.starbuero.de/blog/human-vs-ai-telefonservice-vs-anrufbeantworter) ### [Human vs. AI: Telefonservice vs. Anrufbeantworter](https://www.starbuero.de/blog/human-vs-ai-telefonservice-vs-anrufbeantworter) [KI oder menschlicher Kundenservice? Vor- und Nachteile beider Ansätze im Vergleich – und warum eine Hybridstrategie aus Automatisierung und persönlicher Betreuung am besten funktioniert.](https://www.starbuero.de/blog/human-vs-ai-telefonservice-vs-anrufbeantworter) [19. Februar 2025](https://www.starbuero.de/blog/human-vs-ai-telefonservice-vs-anrufbeantworter) ## Häufige Fragen **Lohnt sich ein Telefonservice für kleine Unternehmen?** Ja, sobald Sie regelmäßig Anrufe verpassen, weil Sie im Termin, auf der Baustelle oder allein im Büro sind. Ein Telefonservice nimmt diese Anrufe in Ihrem Namen an, Sie rufen mit der Gesprächsnotiz gezielt zurück. Ob er zu Ihnen passt, zeigt ein Test mit dem Protokoll aus diesem Guide. **Gibt es einen unabhängigen Telefonservice-Test?** Uns ist kein neutraler Vergleichstest bekannt, der Telefonservices mit denselben Testanrufen prüft. Deshalb lohnt sich der eigene Test mit dem Testprotokoll aus diesem Guide. **Wie lange sollte ich einen Telefonservice testen?** So lange, dass alle sechs Anrufe des Testprotokolls hineinpassen, also mindestens einen Werktag und einen Abend. **Wie viele Anbieter sollte ich testen?** Zwei bis drei. Verwenden Sie bei jedem dasselbe Testprotokoll, dann sind die Ergebnisse vergleichbar. **Behalte ich beim Wechsel meine Rufnummer?** In der Regel ja. Die meisten Telefonservices arbeiten über eine Rufumleitung. Ihre Rufnummer bleibt, Sie ändern nur das Ziel der Umleitung. **Was muss ich als Anwalt, Arzt oder Steuerberater bei der Auswahl beachten?** Alle Berufsgeheimnisträger müssen den Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichten (§ 203 StGB). Anwälte und Steuerberater müssen ihn zusätzlich sorgfältig auswählen und den Vertrag in Textform schließen (§ 43e BRAO, § 62a StBerG). Details im Kapitel [Datenschutz und Verschwiegenheit](https://www.starbuero.de/blog/telefonservice-kleine-unternehmen#sind-datenschutz-und-verschwiegenheit-geregelt). **Woran erkenne ich versteckte Kosten?** Daran, dass Sie aus Preisliste und AGB keinen typischen Monat ausrechnen können. Die Fragen dazu stehen im Kapitel [Fragen vor dem Vertrag](https://www.starbuero.de/blog/telefonservice-kleine-unternehmen#welche-fragen-stelle-ich-vor-dem-vertrag). ## Kontakt & Beratung – Wir helfen Ihnen gerne weiter. **Dominik Mirsemann** | CPO | Chief Product Officer [0800 - 5826744](tel:0800-5826744) [Nachricht schreiben](https://www.starbuero.de/kontakt) Oder buchen Sie direkt ein persönliches Beratungsgespräch. [Jetzt Termin buchen](https://www.starbuero.de/beratungsgespraech) 48 Stunden kostenlos testen [Jetzt kostenlos testen](https://www.starbuero.de/testaccount) [Account erstellen](https://www.starbuero.de/account-erstellen)