Die Telefonassistenz – das unbekannte Must-Have im Mittelstand

Erschienen in: Online Zeitung 14.12.2020

Verwunderlich, aber ein Großteil der mittelständischen Unternehmen hat noch nie vom profitablen Service einer externen Telefonassistenz gehört. Dabei entgehen hierbei gerade kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) echte Chancen auf Unterstützung im Tagesgeschäft, Entlastung im Terminmanagement und höhere Umsatzzahlen.
Der Mittelstand gilt als Rückgrat der deutschen Wirtschaft – ertragsstark und innovativ liefert er rund 35 % des inländischen Umsatzes. In Deutschland gibt es derzeit über 6 Millionen mittelständische Unternehmen und Familienbetriebe aus Branchen wie Handwerk, Dienstleistung und IT. KMU vereint vor allem eines: Terminstress, Schaffensdruck und ein hektischer Arbeitsalltag, der zuweilen eine schlechte telefonische Erreichbarkeit nach sich zieht.


Es ist verständlich, dass sich das Fachpersonal im Alltagsgeschäft nicht auf das dauernd klingelnde Telefon konzentrieren kann. Unbeantwortete Anrufe führen aber schnell zu genervten und unzufriedenen Kunden.
Daher ist es verwunderlich, dass gerade diese Unternehmen so selten auf Unterstützung im telefonischen Kundenservice setzen. Liegt es womöglich daran, dass sich mittelständische Unternehmen nicht bewusst sind, wie wichtig und vor allem wachstumsförderlich eine durchgehende Erreichbarkeit ist oder welche Möglichkeiten es gibt, diese zu erreichen? Denn Erreichbarkeit ist ein wirtschaftlicher Schlüssel zu gesteigerter Kundenzufriedenheit, mehr Aufträgen und zum Unternehmenswachstum im Allgemeinen.
Wie kann nun eine sichere Erreichbarkeit für Kunden und Interessenten effektiv gewährleistet werden, wenn im Unternehmen keine rund um die Uhr besetzte Support-Abteilung verfügbar ist?


Externe Anrufannahme: Erreichbarkeit sicherstellen und Umsätze erhöhen


Die Lösung kann eine Telefonassistenz bzw. ein externer Sekretariatsservice wie starbuero.de sein. Dieser Service bietet sich für KMU an, die die Kundenkommunikation effizienter gestalten, eine sichere Erreichbarkeit gewährleisten und auch das Terminmanagement optimieren möchten – ohne dafür eine eigene Abteilung für den telefonischen Kunden-Support aufbauen zu müssen.
Externe Dienstleister für Anrufannahme und Büroservice fungieren dabei als zuverlässige 24/7-Hotline, die eingehende Anrufe im Unternehmensnamen annimmt, Kunden betreut, erste Fragen klärt und Terminanfragen managt. Dabei entscheidet der Bedarfsfall ganz individuell, ob der Service als komplette Telefonzentrale genutzt wird oder nur einspringt, wenn „Not am Mann“ ist und Unterstützung bei einem hohen Anruferaufkommen benötigt wird. Das entlastet das Tagesgeschäft erheblich und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Umsätze steigen.
Werden Fragen und Anliegen direkt geklärt und Termine zeitnah vergeben, gibt es für Kunden keinen Grund, zur Konkurrenz zu wechseln – vorausgesetzt, das Unternehmen macht per se einen guten Job. Auch hierzu trägt eine externe Telefonassistenz bei: Wenn die Kundenbetreuung rund um die Uhr geregelt ist, können sich die Mitarbeiter in Ruhe auf das Kerngeschäft, sprich die eigentliche Arbeit, konzentrieren. Auch die Terminabsprache mit Kunden wird von einer Telefonassistenz übernommen, ganz individuell nach Vorgaben des Unternehmens. So bleibt der Kalender gut gefüllt und gleichzeitig strukturiert.


Mittelstand und Telefonassistenz – ein unschlagbares Duo

eschäft Entlastung brauchen, ist ein externer Büroservice bares Gold wert – und dabei erheblich günstiger als die Einstellung von neuen Fachkräften. Denn gezahlt wird bei Anbietern wie starbuero.de nur dann, wenn der Service auch wirklich genutzt wird; ohne Vertragsbindung, ohne verstecke Kosten, ganz transparent. Vielleicht spricht es sich in der Branche bald herum, dass eine Telefonassistenz kleineren und mittleren Unternehmen telefonisch den „Rücken freihält“ und dadurch für eine gesteigerte Kundenzufriedenheit und schlussendlich für höhere Umsatzzahlen sorgt.