So leicht ist eine zuverlässige Erreichbarkeit in Kanzleien heutzutage
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Mandanten fordern von ihren Anwälten eine zuverlässige Erreichbarkeit – doch dies kann zu einer wahren Herausforderung werden. Zwischen Gerichtsterminen, Mandantengesprächen und der Aktenbearbeitung bleibt nicht viel Zeit, Anrufe und E-Mails im Blick zu behalten. Die Lösung: ein externer Sekretariatsservice. Dieser garantiert eine maximale Erreichbarkeit und eine gleichzeitige Entlastung für alle Mitarbeiter.
(firmenpresse) - Zwischen dem Aufsetzen von Schreiben, der Einhaltung von Fristen, Aktenbearbeitung, Gerichtsterminen und Mandantengesprächen bleibt Anwälten nicht viel Zeit für anderweitige administrative Tätigkeiten. Die Beantwortung von Anrufen und E-Mails sowie die Koordinierung von Terminen bleiben im Tagesgeschäft oft auf der Strecke und sind erst nach dem eigentlichen Feierabend an der Reihe.
Mehr Vertrauen der Mandanten durch zuverlässige Erreichbarkeit
Das Problematische dabei: Insbesondere in dieser Branche ist eine zuverlässige Erreichbarkeit von hoher Bedeutung. Mandanten erwarten, dass ihr Anwalt ihnen im Falle eines Notfalls zur Verfügung steht. Schließlich können sich schnell dringende Anliegen ergeben, die Mandanten gerne schnellstmöglich mit ihrem Anwalt besprechen müssen. Ist dieser allerdings schlecht erreichbar, sinkt die Zufriedenheit und das Vertrauen in diesen.
In anderen Fällen kann es sein, dass potenzielle Mandanten anrufen, um einen Termin für eine Erstberatung zu vereinbaren. Bleibt dieser Anruf unbeantwortet, versuchen sie es mit etwas Glück ein zweites Mal. Wenn auch dieser Anruf nicht beantwortet wird, ist schnell die Nummer einer anderen Kanzlei gewählt. Auch Kanzleien unterliegen daher einem Wettbewerbsdruck. Insbesondere auch, weil bei vertraulichen Anliegen den Mandanten ein persönlicher Telefonkontakt wichtig ist, kommt das Hinterlassen einer Nachricht auf den Anrufbeantworter nur ungern in Frage. Hinzu kommt, dass im Internet immer mehr Anbieter von telefonischen Rechtsberatungen – teilweise sogar mit 24-stündiger Erreichbarkeit – zu finden sind.
Der Wunsch nach effizienterer Kommunikation und Entlastung
Insbesondere für Juristen in kleinen Kanzleien und für Einzelanwälte stellt der Anspruch nach einer zuverlässigen Erreichbarkeit eine Herausforderung dar. Ein eigenes Sekretariat existiert meist aus Kostengründen oder aufgrund der räumlichen Gegebenheiten nicht. Laut einer Legal Tech-Umfrage aus dem Jahr 2020 sehen Juristen in kleinen Kanzleien und Einzelanwälte Optimierungspotenzial im Bereich der Kommunikation und der Entlastung des Sekretariats – sofern dieses besteht. Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit den Mandanten, sondern auch mit Behörden und Gerichten. Das Problem ist also bekannt – jetzt bedarf es nur noch einer Lösung.
Ein externer Sekretariatsservice von Anbietern wie starbuero.de bietet die ideale Lösung. Durch einen solchen Service wird die professionelle Betreuung der Mandanten zu jeder Zeit garantiert und ein persönlicher Ansprechpartner steht ihnen zur Verfügung. Dabei wird nicht nur die reine Telefonannahme und die Beantwortung erster Fragen der Mandanten mithilfe einer FAQ-Liste abgedeckt, sondern auch das gesamte Terminmanagement kann durch einen solchen Service koordiniert werden. Durch die Übermittlung von Anrufnotizen via E-Mail mit allen relevanten Aspekten zum Anruf behalten die Anwälte trotzdem einen Überblick über die Belange ihrer Mandanten und können sie bei Bedarf zu einem geeigneten Zeitpunkt vorbereitet zurückrufen. Ebenso bleibt durch die Einbindung des Terminkalenders dieser zu jederzeit aktuell und sowohl die Kanzleien als auch die Mitarbeiter des Sekretariatsservices haben stets einen guten Überblick über die aktuelle Terminauslastung.
Ob der Service als dauerhafte Unterstützung oder nur für die Urlaubsvertretung genutzt wird, ist nicht entscheidend. So oder so kann ein Sekretariatsservice insbesondere für Einzelanwälte und kleine Kanzleien eine erhebliche Entlastung und Entspannung innerhalb des stressigen Alltags bedeuten. Die professionelle und diskrete Anrufannahme unter Verschwiegenheitspflicht durch speziell geschulte Telefonisten und Telefonistinnen ist zu jeder Zeit garantiert – die Anwälte müssen sich zwischen Mandantengesprächen und Gerichtsterminen also nicht noch um das klingelnde Telefon kümmern und können sich trotzdem sicher sein, dass ihre Mandanten bestens betreut werden und erste Fragen bereits am Telefon geklärt werden können. Im Falle eines sehr dringenden Anliegens kann der Anruf direkt durchgestellt werden. Dadurch geht kein Anruf von Mandanten mehr verloren und sie fühlen sich bestens umsorgt, wodurch die Zufriedenheit und das Vertrauen in die Kanzlei steigt.
Es profitieren also nicht nur die Kanzleien durch erhebliche Kosteneinsparungen und Entlastung der Juristen von einem externen Sekretariatsservice, sondern auch die Mandanten, weil sie sich darauf verlassen können, zu jederzeit ihren Anwalt erreichen zu können – und darauf kommt es doch an.
