Telefonische Erreichbarkeit - wie Speditionen einfach ihre Kundenzufriedenheit steigern

Sei es eine verspätete Lieferung oder eine Reklamation: Speditionen haben täglich einen intensiven Kundenkontakt, der in 90% der Fälle telefonisch erfolgt. Kapazitäten und Kundenwünsche werden stets angepasst und für diesen individuellen Kundenservice muss viel Zeit eingeplant werden, denn keiner möchte am Telefon abgewürgt werden. Ein ausgezeichneter Kundenservice ist für Speditionsfirmen äußerst wertvoll, oft aber schwer umzusetzen bei der Fülle an Aufgaben. Durch eine garantierte Anrufannahme kann das jedoch zeit- und kostensparend realisiert werden.

Die Speditions- und Logistikbranche ist die drittgrößte Branche in Deutschland, die alle Bereiche der Wirtschaft mit logistischen Dienstleistungen versorgt. Die Aufgaben können sich sehr vielfältig gestalten und benötigen viel organisatorisches Talent. Damit die Kernaufgaben der Spediteure erledigt werden können, ist eine reibungslose Organisation anfallender Sekretariatsaufgaben wichtig. In großen Unternehmen gibt es dafür oft extra Bürokräfte, die Anrufe annehmen und weiterleiten können, aber oftmals ist eine Vollzeitkraft mit dieser Aufgabe nicht ausgelastet und so gibt eine Spedition entweder mehr Geld als nötig für eine Sekretariatskraft aus, um die telefonische Erreichbarkeit allzeit zu garantieren, oder es gehen viele Anrufe ins Leere, weil niemand die Anrufannahme übernimmt. Klar ist aber; Bürotätigkeiten sollten nicht als Zusatzaufgaben auf den Schultern der Speditionsmitarbeiter lasten.

Speditionen müssen telefonische Erreichbarkeit gewährleisten

Kunden bevorzugen eine Kontaktaufnahme übers Telefon, da dieser Kontakt weitaus persönlicher und zielgerichteter ist, als Anfragen per E-Mail zu formulieren. Das kann sich die Spedition zunutze machen und bereits am Telefon einen guten ersten Eindruck hinterlassen, der Kunden im Gedächtnis bleibt.

Längst sind Speditionen nicht mehr nur Transportunternehmen, sie wickeln auch viele andere Dienstleistungen ab, die ihre Kunden im Zusammenhang mit dem Transport benötigen. Diese vielfältigen Aufgaben erfordern volle Konzentration und Mitarbeiter sollten sich darauf konzentrieren können, ohne ständig von einem klingelnden Telefon unterbrochen zu werden.

Eine Anrufannahme in kompetenten Händen bietet großen Mehrwert

Anrufer, und damit potenzielle Kunden, mit einer Ansage des Anrufbeantworters zu vertrösten, ist jedoch keine Option. Oft suchen sich Interessenten einfach einen neuen Anbieter, wenn sie telefonisch niemanden erreichen. Hier gibt es jedoch Abhilfe, die Speditionen einfach und kostengünstig entlastet. Mithilfe eines externen Telefondienstes werden Anrufe im Namen der Spedition angenommen. Die Speditionsfirma kann mit der Einrichtung des Services genau festlegen, mit welcher Begrüßung sich gemeldet werden soll, sodass der Anrufer von Anfang an einen positiven Eindruck hat und gar nicht bemerkt, dass er mit Telefonisten eines externen Telefonservices spricht.

Dank der externen Anrufannahme werden Anrufe bereits nach Dringlichkeit gefiltert und Werbeanrufe verschwenden nicht die Zeit der Speditionsfirma, da diese geblockt werden. Außerdem können Anrufe auf Wunsch direkt zum verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden sowie Termine vereinbart werden, die innerhalb eines vom Spediteur festgelegten Zeitfensters vergeben werden. Gesprächsnotizen aller Anrufe werden sofort weitergeleitet, sodass der Spediteur immer auf dem Laufenden ist und seine Kunden gezielt zurückrufen kann.

Kosteneinsparung und durchgängige Erreichbarkeit für Spediteure

Die telefonische Erreichbarkeit wird von geschultem Personal abgedeckt und einige Anbieter bieten sogar einen inkludierten 24/7-Service an, sodass Anrufer zu jeder Tages-und Nachtzeit freundlich am Telefon betreut werden. Eine sekundengenaue Abrechnung der in Anspruch genommenen Gesprächsminuten bieten zum einen Flexibilität für das Speditionsunternehmen, da nur die wirklich in Anspruch genommenen Leistungen bezahlt werden, zum anderen wird auch vollständige Transparenz garantiert, da der Spediteur immer einen Überblick über alle verpassten Anrufe und die aufgenommenen Gesprächsnotizen behält und kein Anruf mehr ins Leere geht.

Ein Telefonservice entlastet sowohl Speditionen als auch ihre Kunden

Mit dem Service wird die Zufriedenheit der Speditionen erhöht, weil sie sich auf ihre Kernarbeit konzentrieren können und Kosten eingespart werden. Die telefonische Erreichbarkeit garantiert, dass der Spedition kein Auftrag mehr entgeht. Zudem wird auch die Kundenzufriedenheit nachhaltig erhöht, weil Anfragen kompetent beantwortet werden und kein Kunde mehr ins Leere telefoniert. So profitieren beide Seiten gleichermaßen.