Wie ein Telefonservice die zuverlässige Erreichbarkeit von Architektenbüros sicherstellt

Erschienen in: Presse Box 14.05.2021


Architekten gestalten attraktive Lebensräume, indem sie moderne Gestaltung mit der Nutzung vor allem ökologischer Ressourcen verbinden. Dabei sehen sie sich immer komplexeren digitalen Möglichkeiten, aber auch Herausforderungen gegenüber, die ihren Arbeitsbereich verschieben und kaum Zeit für anfallende administrative Aufgaben und eine ständige Anrufannahme lassen. Hier schafft ein externer Sekretariatsservice Abhilfe, der zum einen maximale Erreichbarkeit der Architekten garantiert, sie zum anderen aber auch entlastet.

Gute Architekten müssen das gesamte Bauvorhaben im Blick behalten und die einzelnen Schritte bis zur erteilten Baugenehmigung koordinieren. Sie überwachen das Baugeschehen, sorgen für eine ständige Kosten- und Qualitätskontrolle und übernehmen die Kommunikation mit vielen Schnittstellen. Zwischen der Planung neuer Projekte und dem Wahrnehmen von Beratungs-, Planungs-, und Baustellenterminen, bleibt Architekten nicht viel Zeit für administrative Tätigkeiten. Die Anrufannahme sowie das Koordinieren ihrer Termine bleiben tagsüber oft auf der Strecke und müssen nach dem eigentlichen Feierabend erledigt werden.

Die Aufgaben der Architekten verschieben sich mit der Digitalisierung

Dank neuer digitaler Möglichkeiten verändert sich auch die Architektur und die verstärkte Automatisierung und Digitalisierung, der Architekten in ihrem Job gegenüberstehen, gestaltet diesen immer komplexer und zeitaufwändiger. Da kann es schon einmal vorkommen, dass der telefonischen Erreichbarkeit keine zeitlichen Kapazitäten eingeräumt werden.


Kunden fordern zuverlässige Erreichbarkeit

Das Problematische dabei ist aber, dass insbesondere für Architekten eine zuverlässige telefonische Erreichbarkeit von hoher Bedeutung ist. Kunden erwarten, dass sie ihren Architekten für Anfragen und zum Besprechen von planerischen Details stets erreichen können. Gehen ihre Anrufe ständig ins Leere, sinkt die Zufriedenheit nach und nach und Interessenten an einer Erstberatung wenden sich an Konkurrenten, wenn sie dort telefonisch jemanden erreichen. Auch Architekten unterliegen daher einem Wettbewerbsdruck.


Insbesondere für selbstständige Architekten oder kleinere Architektenbüros stellt der Anspruch nach einer zuverlässigen Erreichbarkeit eine Herausforderung dar. Ein eigenes Sekretariat existiert meist aus Kostengründen nicht, aufgrund der vielen Auswärtstermine geht jedoch ohne ein Sekretariat viel verloren. Das führt zu einem Problem, für das es aber auch eine einfache Lösung gibt.


Maximale Erreichbarkeit und professionelles Terminmanagement – das garantiert ein externer Telefonservice

Es bringt eine ungemeine Entlastung, wenn sich Architekten nicht auch noch mit dem Sicherstellen ihrer telefonischen Erreichbarkeit herumschlagen müssen, sondern sie diese Aufgabe eigens dafür geschultem Personal überlassen können.


Architekten können ihre Telefonate an einen externen Sekretariatsservice auslagern. Dadurch haben Kunden und Interessenten telefonisch jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner und erfahren eine freundliche und kompetente Betreuung. Neben der reinen Annahme von Anrufen können dringende Anrufe auf Wunsch direkt durchgestellt werden und Architekten können gewünschte Terminslots freigeben, die dann von den Mitarbeitern der Telefonzentrale vergeben werden. So wird nicht nur die reine Telefonannahme und die Beantwortung erster Fragen der Kunden mithilfe einer FAQ-Liste abgedeckt, sondern auch das gesamte Terminmanagement kann durch einen externen Telefonservice koordiniert werden. Nachdem ein Anruf eingegangen ist, wird unverzüglich eine Gesprächsnotiz erstellt und der Architekt erhält alle wichtigen Informationen zum Anruf per Mail oder in einer App, sodass er den Kunden in einer freien Minute vorbereitet zurückrufen kann und stets einen Überblick über die aktuelle Terminauslastung hat.


Volle Flexibilität und faire Abrechnung 

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das garantiert ein externer Telefonservice

Ob der Service als dauerhafte Unterstützung oder nur für eine Urlaubsvertretung genutzt wird, ist nicht entscheidend. In jedem Fall bedeutet ein Sekretariatsservice für Architekten eine Entlastung im Arbeitsalltag, die zur Folge hat, dass sie sich besser auf andere Dinge konzentrieren können. Andererseits können Kunden telefonisch immer jemanden erreichen und erste Fragen werden jederzeit geklärt.


Der Service kann je nach Bedarf absolut flexibel genutzt werden, da nur für die tatsächlich angenommenen Anrufe gezahlt wird. Durch die Hilfe eines Telefonservices läuft kein Anruf mehr ins Leere und das Vertrauen der Kunden steigt, während der Alltag deutlich erleichtert wird.


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