Wie Physiotherapeuten stressfrei und kostengünstig telefonische Erreichbarkeit garantieren können

Erschienen in: Portal der Wirtschaft 14.06.2021


Physiotherapeuten kennen das Problem, sie sind gerade mitten in einer Behandlung und plötzlich klingelt das Telefon und die Rezeption ist nicht mehr besetzt. Sie können den Patienten nicht einfach verlassen, also geht der Anrufbeantworter an und genervte Erstanrufer versuchen direkt die nächste Praxis zu erreichen. Diesem Problem begegnen Physiotherapiepraxen regelmäßig und trotzdem muss das keinen Patientenverlust bedeuten. Mit Hilfe einer externen Telefonassistenz können sie diesem und weiteren Problemen gleichermaßen entgegenwirken.

Nur wenige Anrufer machen sich die Mühe, bei einem Physiotherapeuten mehrmals anzurufen oder eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Zudem sind Physiotherapeuten gesetzlich dazu verpflichtet sicherzustellen, dass ihre Praxis unter anderem für eine Terminkoordination telefonisch erreichbar ist. 


Physiotherapeuten müssen telefonische Erreichbarkeit sicherstellen


Praxen müssen gewährleisten, dass sie je nach Versorgungsauftrag 100 oder 200 Minuten in der Woche für ihre Patienten telefonisch erreichbar sind. Diese telefonische Erreichbarkeit muss selbstverständlich neben den normalen Behandlungen und der sonstigen telefonischen Erreichbarkeit gegeben sein.

Sie müssen ihrer Kassenärztlichen Vereinigung mitteilen, wann genau sie die 200 Minuten pro Woche abdecken. Diese Zeiten sollen dann auf dem Anrufbeantworter der Praxis hinterlegt sein und selbst die Krankenkassen erhalten diese Informationen, um sie den Patienten mitzuteilen, sodass immer klar ist, wann die jeweilige Praxis erreichbar ist. Wie genau Physiotherapeuten die telefonische Erreichbarkeit sicherstellen, ist ihnen dabei freigestellt. Entscheidend ist lediglich, dass die Anrufe persönlich entgegengenommen werden müssen.


Die Lösung, die optimal entlastet: eine externe Telefonassistenz


Nun können Praxen selbstverständlich einen Praxismitarbeiter diese Aufgabe übernehmen lassen, jedoch haben diese mit den alltäglichen Aufgaben sicherlich alle Hände voll zu tun und da Patienten die Priorität Nummer eins sind, sollten diese auch allzeit im Fokus bleiben. Es gibt jedoch eine andere Option, um die Erreichbarkeit in den gewünschten 200 Minuten und sogar über diese Zeit hinaus zu gewährleisten. Die Lösung ist dabei ebenso simpel wie genial. 

Indem Physiotherapeuten ihre Anrufannahme auslagern und eine externe Telefonassistenz in Anspruch nehmen, können Sie kostengünstig und entspannt die telefonische Erreichbarkeit garantieren und gleichzeitig ihren Patienten die volle Aufmerksamkeit widmen. Die ersten Kontaktaufnahmen von Patienten zu beantworten, ist für Praxen essenziell, um Neupatienten zu gewinnen.

Eine externe Telefonassistenz garantiert, dass qualifizierte und branchengeschulte Mitarbeiter eingehende Anrufe entgegennehmen und Physiotherapeuten sich voll und ganz auf ihren Job konzentrieren können, ohne zwischen Krankengymnastik und manueller Therapie noch den Telefonhörer abnehmen zu müssen. Ohne, dass der Patient am anderen Ende der Leitung etwas davon mitbekommt, werden die Anrufe automatisch an geschulte Telefonisten weitergeleitet.

Durch die Aktivierung der Rufumleitung kann individuell entschieden werden, wann die Telefonassistenz in Anspruch genommen wird und welche weiteren Leistungen abgedeckt werden sollen. Eine Begrüßung im Namen der Praxis ist selbstverständlich und Anrufe werden klassifiziert und je nach Wunsch kategorisiert. Darüber hinaus können Therapeuten im Vorhinein VIP-Anrufer festlegen, die direkt durchgestellt werden sollen. Zudem können Physiotherapeuten mit Hilfe der Telefonassistenz ihr Terminmanagement entlasten. Indem der Terminkalender im Blick behalten und Terminanfragen von Patienten direkt notiert werden, bleibt der Kalender der Praxis zu jeder Zeit gut gefüllt und vor allem gut strukturiert. 


Eine externe Telefonassistenz bringt Physiotherapeuten und Patienten gleichermaßen Vorteile


Die Vorteile eines solch flexiblen Telefonservices liegen auf der Hand: Die 200 Minuten Pflichterreichbarkeit sowie die sonstige Erreichbarkeit der Praxis ist allzeit gegeben, wobei nur gezahlt wird, wenn der Service auch wirklich in Anspruch genommen wird. Damit helfen Praxen den Patienten, immer einen persönlichen Ansprechpartner am Telefon zu haben. Und sie helfen sich selbst, indem sie ungestört ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können, ohne dass Umsatzeinbußen durch verpasste Anrufe befürchtet werden müssen.

Gute Mitarbeiter finden sich heutzutage schwer, das weiß jeder Praxisinhaber. Leichter fällt es, wenn die Therapeuten nur ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen und nicht noch zusätzliche Aufgaben, wie die Anrufannahme übernehmen müssen. Mit dem Service garantieren Physiotherapeuten eine kosteneffiziente und vollends flexible telefonische Erreichbarkeit, die sie ihre Leidenschaft in Ruhe ausüben lässt. Patienten werden bei jedem Anruf freundlich und kompetent betreut und merken gar nicht, dass sie nicht direkt mit der Praxis verbunden sind, da ihnen eine externe Telefonassistenz das gleiche Gefühl vermittelt. 

Die Qualität der Anrufannahme ist außerdem auch entscheidend und wenn Physiotherapeuten gerade alle Hände voll zu tun haben und trotzdem gestresst den Telefonhörer entgegennehmen, kann diese besser an Personal abgegeben werden, das speziell auf die telefonische Patientenbetreuung geschult ist. Mit der Nutzung der externen Telefonassistenz stellen Praxen also eine allzeit kostengünstige und stets kompetente Erreichbarkeit sicher und ersparen sich Zeit und Nerven, die sie für wichtige Behandlungen beim Patienten nutzen können. 




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