Wieso sich eine externe Telefonzentrale auch für Konzerne auszahlt

Erschienen in: Online Zeitung 14.12.2020

Immer mehr Konzerne setzen in puncto telefonische Erreichbarkeit auf externe Lösungen – und sparen dadurch bares Geld. Während ein eigenes Sekretariat und Callcenter kosten- und ressourcenintensiv sind, zahlt sich eine externe Telefonzentrale als qualitativ hochwertiger und zeitgleich kostengünstiger Service für die sichere Anrufannahme und Kundenbetreuung aus.

Ein hohes Anrufvolumen gehört für viele Konzerne zum Tagesgeschäft dazu. Verpasste Anrufe sind weit mehr als nur ärgerlich, denn jeder Anruf verspricht zumindest theoretisch einen Verkauf und potenzielle Kunden. Für die telefonische Beantwortungen von Kunden- und Interessentenanfragen stellen viele Großunternehmen daher ein eigenes Sekretariat, das neben Verwaltungsaufgaben auch das Telefon im Blick behalten soll.

Doch hier ergeben sich im laufenden Geschäftsbetrieb zwei elementare Probleme: Ein eigenes Sekretariat ist zum einen eine finanzielle Frage, da dieses kosten- und ressourcenintensiv ist. Zum anderen kann bei einem hohen Anrufvolumen nur schwerlich eine durchgehende Erreichbarkeit gewährleistet werden; dafür sind oftmals zu wenig Mitarbeiter vorhanden. Kommt es zu Spitzen, in denen vornehmlich 1st-Level-Support für Kunden und Interessenten gefragt ist, stellt sich dieser häufig als zeitfressend und ineffizient heraus – und setzt die Sekretariatsmitarbeiter erheblichem Stress aus.

Interne Callcenter sind ein kostenintensiver Aufwand …


Eine zweite Option, um für Kunden telefonische Ansprechpartner bieten zu können, ist das interne Callcenter. Auch dieses bringt allerdings einige Hürden mit sich. Zunächst gilt es, kompetente und fachlich versierte Mitarbeiter für ein internes Callcenter zu finden, was ohnehin schon eine Herausforderung ist. Dann kommen hohe Kosten auf das Unternehmen zu, die bei den Räumlichkeiten und der technischen Ausstattung anfangen und bei der regelmäßigen Personalschulung enden.

… und externe Callcenter eine teure Qualitätsfrage


Eine Alternative wäre, ein externes Callcenter zu beauftragen. Unternehmen ersparen sich hierbei die Stellung von Räumlichkeiten und technischer Ausstattung. Doch externen Callcentern eilt der Ruf als qualitativ minderwertiger und teurer Telefonservice voraus – und kommt bei Kunden gar nicht gut an, da ein externes Callcenter so gut wie nie den Eindruck vermitteln kann, dass Anrufer persönlich mit dem Unternehmen verbunden sind.

Wenn also ein eigenes Sekretariat zu klein und zu kostenintensiv ist und auch interne und externe Callcenter keine lukrativen Lösungen sind, sollten Konzerne auf eine professionelle Telefonzentrale wie starbuero.de setzen. Dieser Service darf aber nicht mit dem eines klassischen Callcenters verwechselt werden.

Externe Telefonzentrale als qualitativ hochwertige und günstige Alternative
Im Gegensatz zum Callcenter bietet eine externe Telefonzentrale qualitativ hochwertige Services, die nicht nur die reine Anrufannahme im Unternehmensnamen abdecken. Speziell ausgebildete und geschulte Mitarbeiter sind erste, persönliche Ansprechpartner für Anrufer und übernehmen bei Bedarf auch das Terminmanagement bzw. die Terminvergabe.
Dabei ist der Service flexibel auf individuelle Unternehmensansprüche anpassbar. So kann eine externe Telefonzentrale zum einen als umfassende Hotline für alle eingehenden Anrufe genutzt werden. Zum anderen kann der Service unterstützend zugeschaltet werden, wenn das interne Sekretariat durch ein hohes Anrufvolumen ausgelastet ist.
Der Service zeichnet sich vor allem durch die geringen Kosten aus. Gezahlt wird nämlich nur, wenn Anrufe angenommen und bearbeitet werden. Die Abrechnung erfolgt transparent und sekundengenau; ohne Vertragsbindung und monatliche Fixkosten.

Rundum-Service: von der Anrufweiterleitung bis zur Beantwortung von Kundenfragen


Eine externe Telefonzentrale funktioniert einfach und effizient: Die eingehenden Anrufe werden per Rufumleitung von professionellen und kompetenten Telefonisten angenommen und an den gewünschten Mitarbeiter bzw. Gesprächspartner weitergeleitet. Ist dieser nicht zu sprechen, wird eine Anrufnotiz erstellt. In dieser werden alle wichtigen Informationen erfasst – beispielsweise Name, Rufnummer und Bitte um Rückruf. Auch häufig gestellte Fragen (1st-Level-Support) können mittels individueller FAQ-Listen souverän beantwortet werden, was im laufenden Betrieb eine erhebliche Entlastung darstellt.
Anders, als es häufig in Callcentern der Fall ist, unterliegt der Service einer externen Telefonzentrale dabei regelmäßigen Qualitätschecks, um sicherzustellen, dass Anrufer bestmöglich von den Telefonisten betreut werden.

Eine Telefonzentrale bzw. Anrufannahme wie starbuero.de ist also ein echter Allround-Service und eine Alternative für Konzerne, um abseits von Sekretariat und Callcenter-Diensten eine sichere Erreichbarkeit für Kunden gewährleisten zu können. Dadurch werden erhebliche Kosten eingespart, die Kundenzufriedenheit und Chance auf Neukundengewinnung erhöht und Mitarbeiter deutlich entlastet.

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