Datenschutz im Büroservice für Anwälte: Was Sie wissen müssen
Aktualisiert am 29. Oktober 2026
Stand: Oktober 2026
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand Oktober 2026) und ist keine Rechtsberatung. Auskunft zum Berufsrecht gibt Ihre Rechtsanwaltskammer, für den Einzelfall eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für IT-Recht.
Datenschutz ist in jeder Anwaltskanzlei ein sensibles Thema. Wer einen externen Büroservice für Anwälte oder einen Telefonservice für Rechtsanwälte nutzt, gibt Mandatsgeheimnisse an einen Dritten. Schon die Information, dass eine bestimmte Person Ihre Mandantin ist, fällt darunter. Dieser Beitrag zeigt, was § 43e BRAO, § 203 StGB und die DSGVO verlangen, wenn Sie externe Dienstleister einbinden. Außerdem lesen Sie, wie starbuero.de den Datenschutz im Telefonservice umsetzt. Dazu kommen die Fragen, mit denen Sie einen Anbieter prüfen.
Inhalt
Warum ist Datenschutz im Büroservice für Anwälte so wichtig?
Datenschutz für Anwälte geht über die DSGVO hinaus. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte arbeiten täglich mit sensiblen Daten und Mandatsgeheimnissen: Namen, Sachverhalte, Fristen, oft auch Gesundheits- oder Finanzdaten. Die DSGVO gilt für jede Anwaltskanzlei, dazu kommen Berufsrecht und Strafrecht.
Nimmt ein externer Büroservice Ihre Anrufe an, erfährt er davon zwangsläufig einen Teil. Die Gesetzesbegründung sagt es deutlich: Der „Telefondienstleister des Rechtsanwalts“ wird „zumindest die Information erhalten, dass eine bestimmte Person Mandant […]“ ist (BT-Drs. 18/11936, S. 28).
Darf eine Kanzlei Telefon und Sekretariat auslagern?
Ja, eine Kanzlei darf Telefon und Sekretariat an einen externen Büroservice auslagern. Nach § 43e Abs. 1 BRAO darf der Rechtsanwalt Dienstleistern den Zugang zu Mandatsgeheimnissen eröffnen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Die Gesetzesbegründung nennt als Beispiele „sämtliche Bürodienstleistungen, etwa Schreib-, Telefon-, Post- oder Druckservice oder Buchführung“ (BT-Drs. 18/11936, S. 34).
Seit November 2017 ist die Auslagerung damit ausdrücklich geregelt, unter klaren Bedingungen. Welche das sind, lesen Sie in den Abschnitten zum Vertrag und zur Einwilligung.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten für den Datenschutz in Kanzleien?
Für die Kanzlei gelten berufsrechtliche, strafrechtliche und datenschutzrechtliche Regeln nebeneinander. Die wichtigsten im Überblick:
Wichtig für die Praxis: § 43a BRAO und § 2 BORA binden nur Sie als Anwältin oder Anwalt. Den externen Büroservice verpflichten Sie über den Vertrag nach § 43e BRAO. Der Vertrag legt ihm auf, seine eigenen Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Die BORA ist eine Satzung der Satzungsversammlung bei der Bundesrechtsanwaltskammer, das Gesetz ist die BRAO.
Was verlangt § 43e BRAO vom Vertrag mit dem Büroservice?
§ 43e BRAO verlangt einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail oder ein PDF, das bei Ihnen gespeichert bleibt. Eine Unterschrift ist nicht nötig.
Die Pflichtinhalte nach § 43e Abs. 3 BRAO: Der Vertrag muss
- den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten und ihn dabei über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehren,
- den Dienstleister verpflichten, sich nur so weit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
- festlegen, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf. Wenn ja, muss der Vertrag ihm auferlegen, diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
Dazu kommen drei Pflichten außerhalb des Vertrags: Sie wählen den Dienstleister sorgfältig aus (§ 43e Abs. 2 BRAO). Sie beenden die Zusammenarbeit unverzüglich, wenn die Einhaltung der Vorgaben nicht gewährleistet ist (ebenda). Erbringt der Dienstleister die Leistung im Ausland, muss der Schutz der Geheimnisse dort mit dem Inland vergleichbar sein (§ 43e Abs. 4 BRAO).
Ein amtliches Muster der Bundesrechtsanwaltskammer ist uns nicht bekannt (Stand Oktober 2026). Orientierung bietet der Formulierungsvorschlag von Klugmann, Leenen und Salz im Anwaltsblatt (AnwBl Online 2018, 283).
Braucht die Kanzlei für einen Telefonservice die Einwilligung der Mandanten?
Für einen kanzleiweiten Telefonservice in der Regel nicht. § 43e Abs. 5 BRAO verlangt die Einwilligung des Mandanten nur bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen. Die Gesetzesbegründung nennt als Beispiele Sachverständige, Detektive oder Übersetzer (BT-Drs. 18/11936, S. 36).
Ein Telefonservice, der allgemein die Anrufe der Kanzlei annimmt, dient der Kanzlei insgesamt. Anders kann es sein, wenn Sie einen Dienstleister gezielt für ein bestimmtes Mandat einsetzen, etwa eine eigene Hotline für ein Großverfahren. Dann prüfen Sie Abs. 5 im Einzelfall.
AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung: Reicht der Kanzlei ein Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nein, für Anwälte reicht eine AVV allein nicht. Die Kanzlei braucht beides: eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO für den Datenschutz und den Vertrag nach § 43e BRAO für das Mandatsgeheimnis. § 43e Abs. 8 BRAO stellt klar, dass die Vorschriften zum Datenschutz unberührt bleiben.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) ordnet ein Callcenter „ohne wesentliche eigene Entscheidungsspielräume“ als typische Auftragsverarbeitung ein (Kurzpapier Nr. 13, Stand Dezember 2018). Das passt auf einen Telefonservice, der Anliegen nach Ihren Vorgaben aufnimmt und weitergibt. Zugleich betont die DSK: Eine Auftragsverarbeitung ist keine Erlaubnis, Berufsgeheimnisse zu offenbaren. Dafür braucht es die Grundlage aus § 43e BRAO und § 203 Abs. 3 StGB.
Beides darf in einem Dokument stehen, solange die Textform und alle Pflichtinhalte erfüllt sind. Mehr zur Auftragsverarbeitung bei Telefondienstleistern lesen Sie in unserem Beitrag zum Datenschutz im Callcenter.
Was passiert bei einem Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht?
Ein Verstoß gegen die anwaltliche Schweigepflicht ist nach § 203 StGB strafbar, für die Anwältin oder den Anwalt ebenso wie für mitwirkende Personen. Wer als Anwalt nicht dafür sorgt, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, macht sich strafbar, sobald eine mitwirkende Person ein Geheimnis unbefugt offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Der Strafrahmen liegt bei Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.
Auch die Telefonistin des Dienstleisters ist als mitwirkende Person strafbar, wenn sie ein Mandatsgeheimnis unbefugt offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 1 StGB). Datenschutzrechtlich drohen bei Verstößen gegen die Pflichten zur Auftragsverarbeitung Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro, bei Unternehmen bis zu 2 Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Art. 83 Abs. 4 DSGVO).
Welche Mandantendaten sieht ein Telefonservice überhaupt?
Ein Telefonservice sieht, was der Anrufer am Telefon sagt. Er nimmt den Anruf an, erfasst Name, Rückrufnummer und Anliegen und gibt das als Gesprächsnotiz an die Kanzlei weiter. Die Übertragung von Mandantendaten läuft damit über die Gesprächsnotiz per E-Mail, App oder SMS. Nutzen Sie Mailbox oder Terminbuchung, kommen die Sprachnachricht, ihr Transkript oder der Termin hinzu. Akten, Schriftsätze oder Ihr Kanzleisystem sieht ein Telefonservice, der nur Anrufe annimmt, nicht.
Was die Telefonistin typischerweise erfährt:
- dass eine bestimmte Person bei Ihnen anruft und damit wahrscheinlich Mandantin oder Mandant ist
- Name, Rückrufnummer, Erreichbarkeit und gegebenenfalls die Adresse
- das Anliegen in Stichworten, etwa „Rückruf wegen Frist im Mietverfahren“
- Termine, wenn der Service Termine für Sie vereinbart
- Nachrichten auf der Mailbox, wenn Sie diese Funktion nutzen
Halten Sie diese Informationen so knapp wie möglich: Legen Sie fest, welche Fragen die Telefonistin stellt und was sie nicht erfragt. So eröffnen Sie den Zugang nur, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist (§ 43e Abs. 1 BRAO). Gleichzeitig wahren Sie die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für die Verwaltung von Mandantendaten nach der DSGVO bleibt Ihre Kanzlei die Verantwortliche, der Telefonservice verarbeitet sie nur nach Ihrer Weisung (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
Fragen zum Datenschutz im Büroservice? Was Sie von einem Anbieter verlangen sollten
Bevor Sie einen externen Büroservice beauftragen, prüfen Sie den Anbieter mit diesen Fragen. Die Antworten helfen Ihnen, die sorgfältige Auswahl nach § 43e Abs. 2 BRAO zu dokumentieren.
Wie schützt starbuero.de Ihre sensiblen Mandantendaten?
starbuero.de nimmt als Telefondienst Anrufe im Namen Ihrer Kanzlei an, mit Ihrer eigenen Begrüßung. Die Verschwiegenheitspflicht ist für uns nicht nur selbstverständlich, sondern nach § 203 StGB auch bindend. Unsere Telefonistinnen und Telefonisten sind zur absoluten Diskretion verpflichtet. Darauf können Sie vertrauen.
Was Sie bei uns bekommen:
- Auftragsverarbeitung: Die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist Teil unserer AGB (§ 11) und gilt für jeden Vertrag.
- Nachweis: Die vertragliche Verpflichtung unserer Telefonistinnen und Telefonisten zur Vertraulichkeit weisen wir Ihnen auf Anfrage nach.
- Verarbeitungsort: Wir verarbeiten Ihre Daten nur in der EU oder im EWR (AGB § 11.4).
- Datenschutzvorfälle: Wir melden einen unbefugten Zugriff unverzüglich, spätestens binnen 48 Stunden ab Kenntnis (AGB § 11.6).
- Kontrolle: Sie haben Kontrollrechte, auch vor Ort nach Anmeldung. Unterauftragnehmer setzen wir nur mit eigener AVV ein, Sie werden über Änderungen informiert und können widersprechen.
- Technik: Fernzugriffe auf unsere Systeme laufen verschlüsselt (VPN/SSH), Datensicherungen werden verschlüsselt abgelegt, Zugriffe werden protokolliert.
- Schulung: Unsere Telefonistinnen und Telefonisten werden bei Arbeitsbeginn geschult und regelmäßig weitergebildet.
- Datenschutzbeauftragter: benannt nach Art. 37 DSGVO.
Die Vertraulichkeit in unseren AGB deckt den Datenschutz ab. Für die zusätzliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e Abs. 3 BRAO mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen sprechen Sie uns vor Vertragsschluss an. Mehr zu unserem Telefonservice für Rechtsanwälte lesen Sie auf unserer Branchenseite.
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Quellen
- Bundesrechtsanwaltsordnung, § 43a und § 43e: gesetze-im-internet.de
- Strafgesetzbuch, § 203: gesetze-im-internet.de
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 126b: gesetze-im-internet.de
- Gesetzentwurf der Bundesregierung, BT-Drs. 18/11936 (2017): bundestag.de
- Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA), Stand 01.12.2025: brak.de
- Datenschutz-Grundverordnung: eur-lex.europa.eu
- Datenschutzkonferenz, Kurzpapier Nr. 13 Auftragsverarbeitung (Stand 17.12.2018): datenschutzkonferenz-online.de
- Klugmann/Leenen/Salz, Der Dienstleistervertrag nach § 43e Abs. 3 BRAO, AnwBl Online 2018, 283: anwaltsblatt.anwaltverein.de
